Изменение требований Роструда к уведомлению отпускников
Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. Однако помимо этого работодатель должен известить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее, чем за 2 недели. К такому выводу пришел Роструд в письме от 24.12.2020 г. № ПГ/59245-6-1. Документ: Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ №ПГ/59245-6-1 от 24.12.2020.
Какие обязанности по оформлению отпусков есть у работодателей Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года в порядке (ст. 123 Трудового кодекса). График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 Трудового кодекса).
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее, чем за 2 недели до его начала.
Такую обязанность устанавливает часть 3 статьи 123 Трудового кодекса. Ранее по теме Формы и способы выполнения данного требования работодатель может определить самостоятельно.
Прежде по мнению Роструда, уведомлять работника об отпуске можно было следующими способами:
- дополнив форму № Т-7 графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой – указать дату уведомления о начале отпуска;
- предоставлять работнику отдельные извещения, например, ознакомительные листы или ведомости;
- заблаговременно издавать приказы о предоставлении отпусков и знакомить с ними работников не позднее, чем за 2 недели до начала отпуска.
Такие способы Роструд предлагал в письмах от 30.07.2014 № 1693-6-1, от 22.03.2012 № 428-6-1
Теперь же ведомство предложило следующий способ ознакомления работника с датой начала его отпуска. По его мнению, из Трудового Кодекса следует, что за 14 суток до начала положенного отдыха работодатель должен представить сотруднику конкретный документ, а именно – уведомление. При этом, эта обязанность должна быть исполнена не только для тех, кто уходит в очередной отпуск по графику, но и для работников, которые решили взять дополнительный отдых. Данный документ может быть сформирован в свободной форме. К такому выводу пришел Роструд в письме от 24.12.2020 г. № ПГ/59245-6-1.
Подведу итоги:
1. Разъяснения Роструда - не закон, а лишь трактовка закона. Однако, эти разъяснения часто совпадают с требованиями инспекции труда при проверках.
2. Предлагаемые прежде способы уведомления отпускников, на мой взгляд, не противоречат требованиям ТК РФ, однако, данную позицию придется отстаивать в суде.
3. Для снижения рисков работодателя разумнее разработать уведомление, уведомлять с его помощью работников не позднее, чем за 2 недели до наала отпуска.
4. Фвкт уведомления фиксируем оставляя у работодателя экземпляр уведомленмя с подписью работника и датой уведомления.
4. Храним уведомления 3 года. ( на практике - 3+1=4 года).